Wo liegen unsere Daten? Fragen, die Inhaber einem Anbieter stellen sollten

Wenn ein Anbieter die Daten einer Firma speichert, stellt sich eine einfache Frage: Wo genau, und was passiert damit, wenn man nicht mehr Kunde ist? Die Antworten stehen selten auf der ersten Seite eines Angebots. Hier ist die Liste der Fragen, die wir in jedem Vergleich stellen, und warum.

Wo liegen die Daten?

Gemeint ist der Standort der Rechner, auf denen gespeichert wird, nicht der Firmensitz des Anbieters. Viele Anbieter bieten einen Standort in der Schweiz oder im europäischen Raum an, manchmal gegen Aufpreis. Für Firmen mit Kundendaten ist das ein Muss-Kriterium, für Firmen mit reinen Plandaten eher ein Kann. Wichtig ist, dass die Antwort schriftlich vorliegt.

Wie kommen wir wieder raus?

Export heisst: alle Daten in einem gängigen Format, das ein anderes Werkzeug lesen kann, ohne dass der Anbieter dafür ein Projekt startet. Wer das beim Einstieg nicht klärt, klärt es beim Ausstieg unter Zeitdruck. Fragen Sie nach dem Format, nach der Vollständigkeit und danach, ob der Export auch noch nach der Kündigung möglich ist.

Wer hat Zugriff, wenn ich ausfalle?

In kleinen Firmen hängt der Zugang oft an einer Person. Ein Anbieter sollte erklären können, wie eine Stellvertretung eingerichtet wird und wie man einen Zugang zurücksetzt, wenn das Telefon mit dem zweiten Faktor im Fluss liegt. Das ist keine Sicherheitsfrage im engeren Sinn, sondern eine Frage der Betriebsfähigkeit.

Was kostet es wirklich, und wie lange bindet es?

Monatspreis pro Nutzer ist nur eine Zahl. Dazu kommen Einrichtung, Schulung, Zusatzmodule, Speicherplatz, Support und oft ein Aufpreis für den gewünschten Datenstandort. Fragen Sie nach der Mindestlaufzeit, der Kündigungsfrist und danach, was bei einer Preiserhöhung gilt. Wir rechnen in jedem Vergleich die Kosten für drei Jahre aus, weil sich die Unterschiede erst dort zeigen.

Wer darf die Daten sonst noch sehen?

Anbieter arbeiten mit Unterauftragnehmern, etwa für Rechenzentren oder Support. Ein seriöser Anbieter nennt sie auf Nachfrage. Er sollte auch sagen können, ob und wofür er Daten auswertet, und ob man dem widersprechen kann. Für die Datenschutzerklärung Ihrer Firma brauchen Sie diese Angaben ohnehin.

Keine dieser Fragen ist technisch. Sie lassen sich am Telefon stellen, und die Antworten sollten schriftlich bestätigt werden. In unserer Werkzeugauswahl stellen wir sie für Sie; im Digital-Briefing geben wir die Liste mit, damit Sie es selbst tun können.