Ein Werkzeug für einen Bereich auswählen, ohne sich zu früh festzulegen

Die meisten Werkzeugentscheidungen in kleinen Firmen fallen nach einem Verkaufsgespräch und einem Testzugang. Das ist nicht falsch, aber es ist schmal: Man vergleicht ein Produkt mit der eigenen Vorstellung statt drei Produkte mit einer Liste von Anforderungen. Dieser Beitrag beschreibt, wie wir eine Werkzeugauswahl für einen Bereich aufbauen und warum sie drei Wochen dauert.

Ein Bereich, nicht die ganze Firma

Wir vergleichen pro Mandat ein Thema: Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Kundendaten, Einsatzplanung oder Ablage. Wer alles auf einmal lösen will, landet bei grossen Paketen, die für Firmen mit zehn Leuten selten passen. Ein Bereich ist überschaubar, die Nutzenden sind bekannt, und die Einführung später bleibt klein.

Woche eins: die Anforderungsliste

Zwei Sitzungen mit den Personen, die das Werkzeug später jeden Tag nutzen. Nicht mit der Geschäftsleitung allein. In der ersten Sitzung sammeln wir, was heute passiert und was stört; in der zweiten ordnen wir das in Muss- und Kann-Kriterien. Muss-Kriterien sind wenige, oft nur acht bis zwölf: Export in einem gängigen Format, Datenstandort, Anmeldung mit zweitem Faktor, eine bestimmte Schnittstelle, Bedienung auf dem Telefon. Alles andere ist Kann.

Woche zwei: drei Optionen

Wir wählen drei Werkzeuge aus, die die Muss-Kriterien grundsätzlich erfüllen könnten, und holen die Angaben direkt bei den Anbietern ein: Kosten für Einrichtung und laufenden Betrieb, Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist, Datenstandort, Exportformate, Support in Deutsch. Wo nötig, legen wir einen Testzugang an und prüfen die Muss-Kriterien selbst. Die Firma muss dafür keine Verkaufsgespräche führen.

Woche drei: das Memo

Das Empfehlungsmemo ist zwei bis drei Seiten lang. Es enthält die Anforderungsliste, eine Tabelle mit den drei Optionen entlang der Kriterien, eine begründete Empfehlung und die offenen Punkte, die vor einer Unterschrift geklärt werden sollten. Es nennt die Option, die am besten zu den Anforderungen passt, nicht die günstigste und nicht die bekannteste. Wenn keine der drei passt, steht auch das im Memo, mit dem Vorschlag, was als Nächstes zu tun wäre.

Das Memo bleibt lesbar, wenn in zwei Jahren jemand fragt, warum dieses Werkzeug gewählt wurde. Diese Nachvollziehbarkeit ist für kleine Firmen wichtiger als für grosse, weil die Entscheidung dort oft an einer Person hängt.

Die Werkzeugauswahl für einen Bereich kostet CHF 580.–. Darin enthalten sind die zwei Sitzungen, das Einholen der Anbieterangaben, das Prüfen der Testzugänge, das Memo und eine Besprechung. Nicht enthalten sind Lizenzen des gewählten Werkzeugs, die Einführung und eine längere Anfahrt. Kommt ein zweiter Bereich dazu, ist das ein zweites Mandat zum selben Preis, nicht ein Aufschlag im laufenden.