Digitale Inventur: wissen, welche Werkzeuge im Betrieb wirklich laufen

In den meisten kleinen Firmen weiss niemand genau, wie viele Programme bezahlt werden. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Abos über Jahre dazugekommen sind: eines für die Buchhaltung, eines für die Zeiterfassung, ein Speicherdienst für die Pläne, ein zweiter, weil der Kunde den ersten nicht öffnen konnte. Die Digitale Inventur fängt genau dort an.

Was an einem halben Tag erfasst wird

Wir gehen gemeinsam durch den Betrieb, Arbeitsplatz für Arbeitsplatz. An jedem notieren wir drei Dinge: welche Werkzeuge dort benutzt werden, welche Informationen hinein- und hinausgehen und was davon von Hand passiert. Ein Lieferschein, der abgetippt wird, ist ein Eintrag. Ein Foto vom Rapportzettel, das per Nachricht ins Büro geht, ist ein Eintrag. Die Tabelle, in der die Chefin am Sonntag die Stunden zusammenzählt, ebenfalls.

Daneben entsteht die Liste der Abos: Name des Werkzeugs, wofür es gedacht war, wer es nutzt, was es kostet, wann es kündbar ist. Oft stehen am Ende Programme auf der Liste, die seit Monaten niemand geöffnet hat, und daneben Aufgaben, für die es noch gar kein Werkzeug gibt.

Die Karte auf einer Seite

Aus den Notizen zeichnen wir eine Werkzeug- und Datenfluss-Karte. Jedes Werkzeug ist ein Kästchen, jeder Weg einer Information ein Pfeil. Pfeile, die von Hand bedient werden, sind markiert. Die Karte passt auf eine Seite, sonst ist sie nicht fertig gedacht. Man kann sie im Pausenraum aufhängen, und meistens erkennt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die eigene Stelle darin.

Die zweite Seite ist die Liste der manuellen Schritte, geordnet nach Zeitaufwand pro Woche. Diese Reihenfolge ist der eigentliche Wert der Inventur: Sie zeigt, wo sich eine Änderung zuerst lohnt, und zwar nach Stunden, nicht nach Gefühl. In vielen Betrieben steht an erster Stelle nicht die Buchhaltung, sondern die Stundenerfassung oder die Materialbestellung.

Was danach kommt, und was nicht

Die Inventur empfiehlt kein Produkt. Sie sagt, welcher Bereich zuerst angeschaut werden sollte und welche Anforderungen dort gelten. Ob daraus eine Werkzeugauswahl wird, eine Roadmap oder einfach eine andere Einstellung im bestehenden Programm, entscheidet die Firma. Manche Betriebe streichen nach der Inventur zwei Abos und machen ein halbes Jahr nichts anderes. Das ist ein legitimes Ergebnis.

Ein halber Tag reicht für Firmen bis etwa 30 Mitarbeitende an einem Standort. Bei mehreren Standorten oder sehr unterschiedlichen Bereichen sagen wir im Erstgespräch, ob der Rahmen passt oder ob man die Inventur auf einen Bereich begrenzen sollte.